¿Cómo implementamos un portal único de becas de forma efectiva y con una experiencia satisfactoria para los usuarios?
En febrero de 2021, el Gabinete de Innovación del Poder Ejecutivo y el Ministerio de Educación Superior, Ciencia y Tecnología (MESCyT) asumieron el reto de replantear el Sistema Nacional de Becas y Crédito Educativo, por instrucción directa del Presidente Luis Abinader, para responder al problema de la discrecionalidad y la baja transparencia de la asignación de becas educativas, unificando todas las oportunidades de becas en una sola plataforma, de manera que se centralizará la data para llegar a más jóvenes, con más ofertas y bajo un solo tono de comunicación, desde el Estado hacia los ciudadanos.
El primer paso fue un diagnóstico para definir las dimensiones y el alcance que tenía el desafío a enfrentar, y a partir de la identificación de las disposiciones que dicta la Ley no. 139-01 como marco legal del Sistema Nacional de Becas y Crédito Educativo se empieza el trabajo. Entre los principales retos que este sistema afrontaba, se identificó que la excelencia como el criterio único para la asignación de becas no resultaba factible para lograr un sistema eficiente que respondiera a los desafíos de formación del talento humano que tenía el país, a la vez que carecía de la suficiente transparencia para asegurar que las becas llegarán a quienes las merecían. De esta manera, las ofertas de becas ofrecidas estaban completamente desconectadas de los profesionales que el país necesita.
Por lo que se resolvió que la solución a estos retos debía asegurar, en primer lugar, que las ofertas estuvieran orientadas a las necesidades económicas y laborales del país. En segundo lugar, afianzar un componente de territorialidad sólido que destine becas a las zonas marginadas y poco desarrolladas, que requieren de una mayor apuesta para su formación profesional. Por último, mantener la excelencia académica como criterio complementario.
Luego de la identificación de las acciones y el reto que estás representaban, viene la idea de construir la plataforma web única de becas de la República Dominicana para albergar este sistema, de manera tal que respondiera a lo que la ciudadanía esperaba y permitiera:
- Asegurar transparencia eliminando la discrecionalidad
- Llevar una trazabilidad de las becas asignadas
- Llevar contabilidad de las mismas para una medición de impacto efectiva
Aquí es donde entra la OGTIC con su Laboratorio de Innovación Digital (LID), para sumarse a ese proceso de co-creación de la plataforma. Aprovechando las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, el equipo asume la tarea de dar vida a una plataforma propia diseñada a la medida exacta de nuestras necesidades, que lograba operativizar y eficientizar el proceso de asignación de becas.
Equipo directivo de la Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (OGTIC). De izquierda a derecha: Gabriel Fernández, Alexander Hilario, Isbel Bautista, Pedro Quezada, Karoline Taylor, Rosaily Rodríguez y Armando Manzueta.
De este proceso constructivo de co-creación del Portal Beca Tu Futuro de la República Dominicana, entre las distintas instituciones involucramos, destacamos las siguientes lecciones aprendidas:
1. El ciudadano debe estar siempre en el centro de todo proceso
Se buscó en un primer lugar, asegurar la orientación de las ofertas formativas ofrecidas hacia las necesidades de desarrollo del territorio de manera que cada profesional formado con ellas pueda agregar un valor significativo a la realidad nacional actual; en segundo lugar, se persiguió asegurar el criterio de la territorialidad, de manera que regiones y provincias tradicionalmente dejadas atrás puedan recibir la oportunidad de acceder a formaciones que impulsen el desarrollo de sus comunitarios; y por último, se continuó con el criterio de la excelencia, pero en esta ocasión, no de manera exclusiva, promoviendo la competitividad en los aplicantes y premiando el esfuerzo.
De esta manera, se tuvo como principio guía fundamental de toda toma de decisiones, las necesidades y expectativas que tenían los estudiantes dominicanos. Ellos, como usuarios finales del Sistema Nacional de Becas y Crédito Educativo y del Portal Beca Tu Futuro, debían recibir con este proyecto una mejora significativa que facilitará una mayor interactividad en el proceso de aplicación a becas formativas. Con la innovación de permitirles no solo filtrar la búsqueda de ofertas por institución, carrera, áreas de desarrollo, nivel académico, modalidad y región o país, sino también dejar atrás el documento estático en formato de Word con el que se compartían las ofertas de cada convocatoria.
Por igual, los usuarios necesitaban tener la facilidad de darle seguimiento a sus procesos y mantenerse informados, por lo que se planteó ofrecerles retroalimentación de cada etapa por los que pasa su aplicación, desde que es enviada hasta ser evaluada y posteriormente aceptada o denegada, así como comentarios directos de los evaluadores con las oportunidades de mejora. A partir de todo esto, se fueron identificando y desarrollando las funcionalidades y requerimientos que debía contener la plataforma.
De esta manera, este trabajo se alinea bajo la visión definida y propuesta para asegurar una República Dominicana a prueba de futuro, donde la tecnología, el trabajo y el crecimiento económico vayan de la mano, siendo el talento humano una de las palancas de la Política Nacional de Innovación 2030 (PNI), con lo que se pretende programar las profesiones que se requieren para el futuro del país, a sabiendas de que el desarrollo del talento da paso a la creatividad, dando como producto final la innovación.
2. Aprovecha los datos existentes para alinear tu proyecto a las necesidades estratégicas y productivas del país
Los datos pueden tener la respuesta a las preguntas que te estás haciendo y para asegurar el desarrollo sostenible del país, debemos SIEMPRE alinearnos a las necesidades estratégicas y productivas de este, para que de esta manera nos aseguremos resultados significativos que evidencian un verdadero cambio y mejora.
La obtención de los datos necesarios fue realizada en colaboración con el Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo (MEPYD), organismo del Gobierno encargado de mantener un diagnóstico actualizado y prospectivo de la evolución del desarrollo nacional, que genera estudios retrospectivos sobre las necesidades de formación y profesionales, los cuales nos han facilitado la data necesaria para identificar y definir las ofertas formativas que debemos ofrecer en cada convocatoria.
Con esta data se crea el informe 0, un producto del esfuerzo mancomunado de las distintas instituciones involucradas en el desarrollo del talento humano dominicano, donde se delimitan las carreras y áreas formativas que se necesitan promover y hacia las cuales orientar las ofertas. Así, con la información recogida con este informe, a las universidades y centros de educación superior se les empezó a exigir las ofertas que requerimos y se dejó de aceptar que ellos sean quienes toman esa decisión por nosotros.
3. Mejora la forma en la que estás trabajando implementando metodologías ágiles
Para este proyecto se implementaron estrategias y herramientas del Design Thinking, que desde el principio, nos permitió realizar una reflexión profunda sobre la problemática a la que nos enfrentamos, tomando en cuenta los usuarios de esta plataforma en todo momento. Para luego diseñar, prototipar y probar la solución digital, iterando continuamente en este proceso. De esta manera, esta metodología nos permitió puntualizar cada paso que se da de manera que no se perdiera tiempo por falta de planificación.
Desde el LID, se realizó el levantamiento para conocer las necesidades del usuario utilizando la metodología Design Thinking, se diseñaron los flujos de interacción de cada usuario en el sistema, tanto de los ciudadanos como de los administradores del portal. Para así dar paso al diseño de la interfaz y experiencia de usuario del portal.
Para responder a la demanda ciudadana de una mayor agilidad en la gestión pública y de la puesta en funcionamiento de servicios digitales eficientes y utilizables, las metodologías ágiles de trabajo plantean grandes oportunidades para todo proyecto impulsado desde el Gobierno para diseñar de manera muy rápida e implementar de igual manera.
4. Mantente abierto al cambio
Hubo importantes desafíos durante la planificación e implementación de este proyecto, como la resistencia al cambio, al tener que reestructurar los procesos y pasos que ya existían, replantearse los mecanismos de evaluación de las postulaciones, y mejorar las relaciones que se tienen con las instituciones de educación superior. Todo esto requirió apelar a una actitud de apertura por parte de los actores involucrados que se apoyara de los beneficios que traería la creación del portal para su labor, y que también se apoyó de lo que dispone lección siguiente.
Por tanto, se favorece trabajar para eliminar la resistencia al cambio y montarse en la ola de mejorar las cosas, aprovechando las circunstancias auspiciosas en las que se encuentran, como fue el caso del Portal Beca Tu Futuro, donde abunda el interés de hacer las cosas distintas. Esto también posibilita el poder acortar los tiempos para poder alcanzar los resultados pensados en el menor tiempo posible.
5. Convierte a los actores involucrados en co-autores de tu creación
La co-creación del Portal Beca Tu Futuro fue un proceso complejo, ya que escaseaba la coordinación interinstitucional necesaria para lograr un proyecto de este nivel. Sin embargo, con la voluntad promovida por el Presidente para cumplir con esta promesa, se permeó a las instituciones involucradas para que todas ellas mantuvieran la voluntad política de sacar a la luz este proyecto.
El trabajo se concentró principalmente en una relación tripartita, bien fluida, entre OGTIC, Gabinete de Innovación y MESCYT, en la que se trabajó coordinadamente para desarrollar un servicio de calidad. Desde el inicio del proyecto, se realizaron sesiones de trabajo presencial, investigación de buenas prácticas internacionales y sesiones virtuales para determinar el alcance del mismo y la responsabilidad de todos los involucrados en el sistema. Lo que permitió lograr grandes cosas que de manera individual no se hubieran alcanzado, logro que fue impulsado también por la implementación del Design Thinking.
Para este proyecto se creó intuitivamente una dinámica de trabajo que permitió que todos se sintieran importantes y tomaran participación en la ejecución, al darles un rol de co-creadores de este proyecto. Esta participación activa se vio reforzada con la creación del comité ad-hoc para la delimitación de carreras a ofrecer, con representantes de tres sectores (público, privado y sociedad civil), que al sumar a estas instituciones junto a nosotros y darles voz, se generó una institucionalidad necesaria garantizando la viabilidad del proyecto.
Para darle institucionalidad a tu proyecto y robustecer con los aportes que los otros actores involucrados pueden brindar, debes hacerlos parte importante de todo el proceso y darles voz en él. Este último punto permitirá que se reduzca la resistencia al cambio y a la implementación de la solución.
6. Incluye herramientas digitales que suban el nivel de tu proyecto
La implementación de herramientas digitales como la firma digital al proceso de asignación de becas, aportada por OGTIC, estuvo pensada para impactar positivamente varios aspectos como la agilidad de los procesos, ahorro de recursos, eliminación de cuellos de botella para lograr que los pagos y procesos se realicen en tiempo y forma.
Así como la firma digital, existen múltiples herramientas como los sistemas de gestión de contenido, los planificadores de palabras claves y las interfaces de programación de aplicaciones (APIs), que pueden beneficiar a tu proyecto y fortalecer las funcionalidades y dinamismo que ofrece para así garantizar una mayor satisfacción y usabilidad en la experiencia de usuario.
7. Mantente en una constante búsqueda de mejoras
Tras este gran primer hito alcanzado con el lanzamiento de la primera versión del portal único de becas de la República Dominicana, ahora se persigue el próximo resultado a corto plazo y es el de organizar, estandarizar e integrar el crédito educativo a este proyecto. De manera que, para una segunda versión del portal, los estudiantes también podrán acceder a la oportunidad de recibir financiamiento para cursar los estudios superiores que deseen y que por supuesto, sigan los requerimientos que previamente se definieron para la asignación de becas.
Este sistema de crédito educativo va a permitir que se pueda ir más allá de las limitantes que el presupuesto finito representa y consolidar un mecanismo que facilite un fondo solidario con tasas blandas para que los jóvenes puedan realizar los estudios a los que no hubieran podido acceder a través de las becas ofrecidas.
Lo que hemos logrado hasta la fecha*
- 157,549 usuarios registrados
- 137,512 solicitudes iniciadas
- 13 convocatorias realizadas
- 9,993 becados
Diciembre de 2022
El presidente Luis Abinader, junto al ministro de Educación Superior, Ciencia y Tecnología, Franklin García Fermín, durante el acto de lanzamiento del Portal Beca Tu Futuro.